个人知识管理与私有云存储方略

桑良之

1 引言

我在讲授《知识管理》时同学们积极发言，探讨了知识管理的各种问题，同学们提及问题频率较高的是个人知识管理。同学们说：无论企业、事业单位，学校、家庭管理，个人知识管理都是基础。无论哪个层次的知识管理，都要搞好个人知识管理，这是一个十分现实的问题。

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2知识管理模块建设

我们探讨了个人知识管理的架构，大家一致认为个人知识管理是由各方面的知识管理组成的，它是一个大系统，一个整体，这个系统的架构可用图表达如下：

图1 个人知识管理框架

个人知识管理的内容设计为六个部分，就是计算机系统软件的六个模块，即业务管理、学习管理、时间管理、经济管理、社会往来管理、生活保健管理，六个模块。每个模块执行一种管理功能。每个模块信息的集合，反映了一个人的综合竞争能力。一个人的竞争能力是多种因素决定的，业务能力与其它5个方面有着一定的联系。

2.1业务知识管理

业务是大概念，各个行业的业务不一样，各有各的特点。业务知识管理模块应按照行业特点设计。每个行业针对本行业特点设计一份完整的数字化业务管理模式，避免重复填表及档案管理混乱。业务知识管理模块，工作单位人事部门保存一份，工作人员个人保存一份。调动工作到新单位，使用新单位的业务知识管理模块。原单位应将调动人员的业务知识管理模块发送到新单位。个人应不断地保存业务知识管理文档。我们以大学教师行业为例说明业务模块的特点。该模块显性的知识表现为：教学大纲、课件、发表的论文、出版的著作、项目申请表、在研项目、项目进展报告、参加学术研讨会、实验成果、实验报告、获奖、专利、指导学生、年终业绩审核、参加学位或其它各种学习活动。用图表示：

:

教学

课件、教学大纲、

教材、作业批改

科研

表论文、著作、实验、在研项目

指导学生

毕业论文、社会实践、就业、实习

图2 示例教师业务管理

2.2学习管理

这个模块包括业余学习、文凭教育学习，自我学习，岗位教育、兴趣学习、专题研究学习等。

2.21 文凭教育管理

每学期每门课的成绩，作业，学位论文。

2.22 兴趣阅读管理

学习资料、参考资料、图书阅读

2.23 图书资料管理

数字工具书、纸型图书目录、借阅图书、交换资料、赠送资料

2.24 相关专业知识管理

如交叉学科知识管理，科技报告、市场投资预测、法规、标准、专利、科研进展报告、实验报告

2.25 专题研究知识管理

2.26 业余爱好知识管理

如体育、音乐、美术、种花、旅游

兴趣阅读管理

相关专业知识

业余爱好知识

专题研究知识

图书资料管理

文凭教育管理

学习管理

图3学习管理

2.3 时间管理

包括长期计划、中期计划、年度计划，一周工作要点，一天时间的安排。时间管理的要点：自动评估计划执行状况，定期提出计划落实进展报告。对于一周工作要点与时间安排自动提示，比如时间的提示，要务的提示。

一周工作要点

自动评估与提示

当天时间安排与提示

计划管理

时间管理

图4 时间管理

2.4 经济管理

经济管理是个人知识管理的重要内容，个人智慧，个人收入支出，与个人心智发展有关。经济管理模块分为收入与支出2个部分。各种人的收入来源不一。费用支出包括生活费（油盐酱醋柴，洗澡，理发，衣服、电费、水费、燃料费）、固定资产费（房子购买与维护，空调机、洗衣机等）、教育费、文化费（看电影、买书、）、旅游费、交通费、电信费、社会往来费（又见于社会往来模块）等。一个人严格的经济管理，说明了其严谨的生活作风。经济管理可以该包括家庭经济预算、经济生活目标的管理，以及与经济活动的有关管理。

经济管理

经济收入

经济支出

经济预算监控

图5 经济管理

2.5 社会往来管理

个人社会往来是知识管理的重要内容，与什么人往来，在什么基础上往来，往来的主要内容是什么，影响一个人的知识、情操、感情、思维模式与行为模式。认真地管理好社会往来，有着现实的积极作用。个人社会往来，往来的人员包括与亲戚的往来、邻居的往来、乡亲的往来、同学的往来、同事的往来、学者的往来等。往来的活动包括学术研讨、互访、宴会、节日致意、生日祝贺、喜庆礼乐、旅游等。往来的文献包括电子邮件、书面信件、贺卡、赠送的图书、文物等。另外还应有往来的物品与货币品种与数量的记载。

往来活动

往来物品

往来资金

往来文献

往来人员

社会往来管理

图6 社会往来管理

2.6 生活保健管理

个人的智慧与能力与生活保健有着密切的联系。生活保健涉及个人的饮食、睡眠、体育运动、医院诊断书、处方笺、体检报告单、身体自我调适记录等。这个模块是组合模块，有的内容应该连续不断地保存，如医院诊断书、处方笺、体检报告单、身体自我调适记录，从小到老一直保存，有利于医生系统地分析病理，诊断病情。而饮食、睡眠、体育运动记录文档可以分阶段保存。所有的文档应该是数字化的，医院诊断书、处方笺、体检报告单应该是数字化的，数字印章。病历医院可以保存，重要的是病人妥善保存，病人进医院，可以把病历放在电子邮箱里，到医院里打开，也可以用U盘带去。这样管理方便。如果病历完整，可以根据每个人看病、治病的状况，发现规律，设置程序，自动诊断。程序还可以提示用户加衣保暖，增加某种维生素的食物，提示睡觉时间等。

卫生

体育运动

病历

睡眠

食

生活保健管理

图7 生活保健管理

3 个人知识管理

6个模块的内容，既有独立性，又有关联性。这些文档没有公开就是隐形知识，公开后就是显性知识。把它们合在一起，就是个人的系统知识。各个模块中设计的栏目，可以根据个人与单位的情况，有选择的输入事实与数据。分成必须输入与自愿输入2种类型。例如生活保健知识管理，如果个人很忙，没有时间顾及众多栏目的文档输入，可以适当省略不输入，但是病历栏文档必须输入。这里讲的个人知识管理，通过模块的运行，可以有效地管理个人方方面面的生活，提高个人的素质，提高个人的生活能力，提高个人的学习能力与创新能力，达到知识管理的最终目的。

4知识管理技术

个人知识管理由6个模块组成一个大系统，这个个人知识管理系统需要应用一系列的信息技术与知识管理技术，例如：

4.1给每个模块设置元数据

个人知识管理系统6个模块，每个模块设置核心元数据若干，利用核心元数据收集信息，处理信息，存储信息。如饮食子模块的元数据可以是：粮食、菜肴、水果、零食、饮料等。元数据界定与区分事物，元数据与事件相关, 以事实为依据。元数据的设置与各个模块的功能相一致。个人知识管理系统、功能模块与子模块都要设置不同级别与类型的元数据，将不同级别与类型的元数据相互衍射关联，使得信息处理完整、具体、客观。知识管理必须规范化，在元数据应用基础上陈述知识，还要应用语义学、症候学、观念与参考、 Deduction（推论、演绎）、 Abduction（外旋，外展，不明推论）、Induction（诱导、归纳法），Analogy(类似、类推)、Ontology（本体、实体论）、语义网络、叙述逻辑、概念图与知识工程，实现知识管理。

4.2数字权限管理

个人知识管理系统包括了个人的所有资料，涉及到个人的隐私。这里业务模块是只对工作单位开放的，学习模块的文凭教育模块是对学校开放的，经济管理模块是对家庭开放的，医疗病历子模块是对医院开放的。时间管理与社会往来模块是对家庭开放的。每个模块，甚至子模块必须设置使用权限，有效地进行数字权限管理。数字权限涉及浏览权、复制权、发表权、定位权、交流权、传播权、 转换权、修改权、归属权、整合权、删除权、链接权等。个人知识管理系统使用以后，政府部门以及单位填写的各种表格都以数字形式发布在其中，这是显性知识；关于个人的兴趣、爱好、活动、交往、健康等是隐形知识。我们要通过数字权限管理保证显性与隐性知识的安全。

4.3 开发语义网络

为了有效地收集、处理与整合个人知识，进行个人知识管理，我们可以在元数据的基础上，开发语义词典，将标的词与同义词的定义、释义，词与词之间的关联、族系、类型、语义环境等，构筑语义词典本体图。

制定语义网络规则，利用URI与UNICODE、XML与域名、RDF 与句法、RDF与语法、描述逻辑原理、再生词汇，识别语义网络事物与局部信息。

设置知识数据元素，在各个子模块与大模块之间创造共同点，分析知识，聚合知识，实现内容的结构化管理。

通过知识采集构筑概念性模型，把概念模型格式化，自动转换为本体语言， 维护本体语言, 更新本体生命圈，定期对于知识管理进行评估。

4.4可控的个人资料的共享与隐私保护

各个模块个性化内容存储与权限设置后，通过网络进行资源共享。公众共享个人的资源，不是全面共享，而是部分共享，有的可以是有条件的共享。比如工作单位与个人在“业务工作模块”实行无偿共享；学习管理模块的“专题研究知识管理”子系统，实行有条件的共享；“兴趣阅读管理”子系统实行许可前提下的共享。个人知识管理的作用，一是促进知识共享，二是促进创新，三是有效地育人与用人。

我们要保护个人知识管理的内容，将个人知识管理的内容的进行注册，有效控制数字化文档，以防火墙、数字水印、加密等技术，防止数字文档被转移、篡改与复制。加强用户隐私的数字权限与数字发布的管理，解决隐私方面的技术缺陷，进行隐私审查与强制执行隐私政策。如医疗保健领域，严格尊重隐私保护法与原则。

5．私有云存储

SkyDrive，为用户提供25GB免费存储空间，多种终端设备访问，强大文件管理功能，多种文件共享，全新Office Web App支持文件共享，协同多人在线编辑文件，支持不同厂商不同操作系统的访问。它每月有3.6亿个文件被用户上传和共享；每月有500万台设备连接到SkyDrive。个人云存储服务简单安全，灵活的存储空间和跨越设备的访问形式。网盘SkyDrive一键式创新和重命名文件/文件夹，多文件批量移动、下载、删除操作，HTML 5助力文件拖拽上传，保护用户个人信息安全，通过AES和SSL加密，及RSA验证文件确保用户个人信息安全。

这种私有云的存储与服务对于个人知识管理是极为有利的。例如，个人病历如果寄存在私有云中，便会很安全，不怕遗失。第二是病历有连续性，从小到老完整、全面。第三，为医生诊断病例提供了逻辑因果的联系。第四，在任何地点都可以打开应用。第五，可以同时提供给不同地点的医生进行联合诊断。

私有云的存储与服务，同样有益于个人业务知识管理、个人学习知识管理等个人知识管理。

云存储与云服务安全、可扩展、适用、开放，有互操作性，数据可以迁移，费用低廉，信息处理能力强，有众多的云存储服务商，这样提高了个人知识管理的功能，使个人知识管理达到一个新的水平。

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